스토어를 운영하다 보면 POS 기록에 있는 재고와 실제로 창고에 있는 재고가 다를 때가 있다. 이럴 때 필요한 것이 바로 재고관리. 실제로 스토어 내에 있는 제품의 수와 기록상 보유하고 있어야 할 제품의 수를 비교하는 것이다. 재고를 관리하는 것은 매우 중요하지만 아쉽게도 접객 서비스 등에 필요한 인력과 수고를 투자해야 하는 상황이 발생한다. 그렇다면 스토어에 방해가 되지 않고 어떻게 재고를 관리할 수 있을까?
재고관리는 쉽게 말해 POS 시스템이나 기타 기록상에 있는 제품의 수와 실제로 판매할 수 있는 제품의 수를 비교하는 것이다. 이를 통해 판매자는 판매할 수 있는 제품의 수량을 파악할 뿐 아니라 제품이 판매되지 않거나 로스가 발생하는 등 문제점 들을 발견할 수 있게 된다.
우선 판매할 물품을 구매했다면 판매될 때마다 정확한 수량을 파악해 기록해야 한다. 그리고 POS 시스템 등과 연동해 판매가 발생할 때 기록하는 것이 좋다. 이 기록을 토대로 재고를 파악하기 때문이다. 만일 기록보다 제품의 수가 적으면 어디서 로스가 발생했는지 찾을 수 있게 된다. 만일 기록된 제품의 수보다 창고에 더 많은 제품이 있다면 기록하는 과정에서 어느 부분에 오류가 났는지 확인하기 위해 POS 시스템을 점검하는 등 조처를 할 수 있다. 우선 날을 정해서 물리적으로 보유하고 있는 제품의 수와 기록된 제품의 수를 한눈에 비교할 수 있는 문서를 작성해 보도록 하자.
효과적인 프로모션을 위해 재고 파악이 우선
우선 주기적인 재고 파악을 통해 실제로 제품이 어떻게 판매되는지 체감할 수 있을 것이다. 또한, 정확한 재고 데이터가 있어야 향후 마케팅 활동을 하는데 중요한 지표로 활용할 수 있다. 불완전하거나 정확하지 않은 데이터를 토대로 마케팅 활동을 한다면 큰 위험을 안고 비즈니스를 진행하는 것일 수 있다.
재고 파악을 자주 하게 되면 어떤 제품들이 더 빠른 회전율을 보이는지 알 수 있게 된다. 유독 잘 팔리는 제품이 있다면 왜 그 제품이 잘 나가는지 파악해서 다른 제품의 마케팅에도 적용해볼 수 있다. 또한, 만일 프로모션이나 할인 행사 등을 진행한다면 제품의 재고를 통해서 얼마나 효과적이었는지 알 수 있다.
최근 코로나바이러스를 통해 많은 비즈니스가 ‘안전 재고’의 필요에 대해 절실히 느꼈다. 제조사와 유통사 측에서 제품 제공에 차질이 발생했을 때를 대비해 얼마 동안은 ‘버틸’ 수 있는 재고를 보유해야겠다는 사업장들이 늘고 있다. 너무 많은 재고와 부족한 재고 사이 딱 적절한 양의 제품을 갖고 있기 위해서는 정확한 재고 파악이 필수다.
로스를 잡아라
이외에도 재고관리를 통해 스토어 운영에도 큰 도움이 될 수 있다. 만일 특정 제품의 로스가 많이 발생한다면 혹시 이 제품이 도난당할 확률이 높은 위치에 있는지 생각해 볼 수 있다. Shrinkage로도 알려진 로스율을 0%로 만드는 것이 모든 리테일 스토어의 목표지만, 이를 달성하는 것은 쉽지 않다. 2020 National Retail Security Survey에 의하면 2020년 평균 로스율은 1.62%로 역대 최대치였다. 이로 인해 약 617억 달러의 손실이 매년 보고되고 있으며 리테일러 중 70% 이상이 1% 이상의 로스율을 보고하고 있다.
로스를 줄이기 위해서는 우선 로스율을 정확히 파악해야 한다. 이를 위한 간단한 공식이 있는데 바로 ‘로스율 = 기록상 재고 – 실제 재고 / 매출 x 100’ 이다. 로스율을 파악한 뒤 어느 단계에서 로스가 많이 발생하는지 확인하도록 하자. 만일 창고에서 나온 후 진열대에서 제품이 많이 없어진다면 도난이 가장 주범이 될 가능성이 높다. 만일 제품을 받은 후 창고에서부터 제품이 없어진다면 내부에서 로스가 발생할 수 있다. 로스가 곰팡이나 쥐 등 관리 미흡이나 해충으로 인해 발생한다면 창고 환경을 바꿀 필요가 있다.
재고관리 ‘스텝바이스텝’
재고관리는 시간이 오래 걸리는 지루한 작업이다. 하지만 날을 잡아서 정확한 프로세스를 통해 관리를 하게 된다면 시간과 노력을 절약할 수 있다.
<첫 단계: 가장 어려운 실재고 확인>
Inventory Count로도 알려진 실재고 파악은 체계적으로 정확히 진행할 필요가 있다. 이를 진행하는 동안 창고와 플로어를 정리하는 것도 시간을 절약하고 스토어 분위기를 바꿀 수 있는 노하우다. 만일 SKU가 너무 많아 재고 파악이 어렵다면 순환집계(Cycle Counting)을 할 수도 있다. 이는 제품을 카테고리별로 나누어서 순차적으로 SKU를 집계하는 것이다. 예를 들어, 오전에는 헤어제품, 오후에는 케미칼 등 카테고리를 나눈다면 좀 더 정확하게 부분적으로 재고를 확인할 수 있다.
<두 번째: 앞서 파악한 실제 재고와 기록상 적어놨던 재고를 대조해 분석>
실제 재고와 장부에 기재된 재고를 대조함으로써 스토어 운영을 위한 많은 인사이트를 얻을 수 있다. 어떤 제품들이 로스가 많이 나는가? 어떤 제품들이 많이 팔리고 자주 주문을 해야 하는가? 혹시 더 인기가 있거나 소비자들이 더 찾는 브랜드가 있는가? 이런 질문을 계속 하면서 기록을 분석해보도록 하자. 이런 과정을 진행하면서 스토어 직원들이 직접 보고 들은 사항들을 종합해보면 더 나은 스토어를 만들기 위한 좋은 아이디어가 떠오를 수 있다.
<세번째: 다음 재고관리를 위해 기록해 놓자>
정확한 기록을 바탕으로 보고서를 작성하면 다음 재고를 파악할 때 한눈에 어떤 변화가 일어났는지 확인할 수 있다. 시간이 흐르고 이런 보고서를 계속 기록하다 보면 마케팅 활동이나 프로모션 등을 진행한 결과가 어땠는지, 스토어 분위기를 바꿨을 때 어떤 효과가 있었는지, 직원 교육이나 새로운 구인활동이 잘 이루어졌는지에 대한 데이터가 쌓이게 되는 것이다. 지피지기면 백전백승이라고 하는데 우선 내 비즈니스에 대한 철저한 분석과 이해는 필수라고 할 수 있다.
재고관리 주기는 얼마나 자주?
전문가들은 재고관리를 얼마나 자주 해야 하는 질문에 대해 “최대한 자주”라고 한다. 하지만 현실적으로 재고 파악을 하는 것은 많은 노력이 필요하기 때문에 자주 진행하기 어렵다. 그렇기 때문에 리테일러들은 다양한 스케줄에 맞춰 재고관리를 진행한다.
‘80/20 법칙’ 또는 ‘파레토 법칙’을 응용한 ABC 방법은 제품을 세 등급으로 나누어서 관리를 하는 재고관리 방법이다. 우선 제품을 A, B, C 등급으로 나누는데 A등급은 매출의 80%를 책임지는 제품군, B 등급은 매출의 15%를 차지하는 제품군, 그리고 C등급은 나머지 5%의 매출을 올리는 제품군으로 나눈다. 이후 순환이 빠른 A등급 제품은 매달 재고를 파악하고 B등급의 경우 4개월에 한번, C등급 제품들은 6개월에 한 번씩 재고 파악을 하는 방법이 바로 ABC 재고관리다.
이외에도 시즌별 재고관리법이 있다. 시즌별로 많이 팔리는 제품군에 대한 재고관리를 먼저 진행하는 것이다. 예를 들어 가을에 더 많이 팔리는 가발이나 무거운 장모 제품의 경우 여름이 지나기 전 재고를 파악하는 것이다. 반대로 여름에 잘 팔리는 가벼운 크로셰 헤어나 웨이브 제품들은 봄에 재고 파악을 해놓는다. 이를 통해 더욱 정확한 수요예측을 할 수 있을 것이며 미리 제품을 주문해 놓아 제때 높은 판매를 올릴 수 있게 될 것이다.
재고 파악 꿀팁 몇 가지
재고 파악을 할 때 디지털 도구를 활용하는 것은 장기적으로 봤을 때 큰 도움이 된다. 복잡한 POS 소프트웨어나 재고관리 프로그램을 사용하지 않더라도, MS Excel과 같은 스프레드시트에 기록해 놓는다면 장기간 보관도 용이하고 손쉽게 내용을 파악할 수도 있다.
바코드 스캐너를 사용하는 것도 한가지 노하우. 수기로 제품을 일일이 세다 보면 오류가 발생할 수도 있는데 바코드와 컴퓨터 프로그램을 연동시킨다면 오류도 줄이고 일 처리 속도도 향상시킬 수 있다.
제품의 수를 헤아리기 전에 먼저 브랜드나 용량, 컬러 등 카테고리별로 정리를 해놓는다면 그 뒤에 수월하게 재고 파악을 할 수 있게 될 것이다. 사전에 창고와 플로어 진열대에 라벨과 사인, 바코드 등으로 정리를 해놓으면 좀 더 수월하게 제품 수를 파악할 수 있다.
가능하면 자주 재고 파악을 하는 것이 좋은 습관을 들이는 것이다. 1년에 한 번 연중행사로 재고를 파악하게 되면 로스율 파악도 늦어지고 어떤 제품이 자주 팔리는지, 어느 브랜드가 인기가 많은지 등 마케팅에 사용할 수 있는 귀중한 데이터를 놓치게 된다. 이런 데이터는 그때그때 빠른 결정을 내릴 때 사용해야 하는데, 1년에 한 번 재고를 파악하면 때가 너무 늦게 된다.
스토어 운영에 있어 재고 파악과 재고관리만큼 귀찮게 느껴지는 일이 없다. 심지어 직원들이 불평하거나 투덜거릴 수도 있다. 하지만 결국 스토어가 잘 되기 위해서는 정확한 재고관리가 필수며 스토어 내 제품들의 관리가 잘되어야 업주와 직원 모두에게 득이 될 것이다.
