POS 시스템을 바꾸는 것만큼 단기간에 스토어 분위기를 바꾸는 것도 없다. 소비자들도 구식의 캐셔를 보다가 세련된 단말기를 통해 결제한다면 긍정적인 느낌을 받을 것이고 직원 입장에서도 더 빠르고 잘 정리된 시스템을 사용하면 다방면으로 시간을 절약하고 효율 적인 업무처리를 할 수 있다. 그 외에도 경영인들은 판매 데이터를 활용해서 포캐스팅이나 판매 트렌드 분석을 할 수 있고 멤버십 서비스를 제공할 경우 다양한 마케팅 활동을 할 수 있다.
그렇다면 POS 시스템을 바꾸기로 하고 새로 시스템을 도입했다면 무엇을 해야 할까? 당연히 새 시스템에 대해 교육이 이루어져야 한 다. 물론 매니저나 점주는 당연히 POS 시스템에 대해 모든 것을 알고 있어야 한다. 그리고 직원들에게는 교육시간을 투자한 만큼 익 숙하게 새 시스템을 다룰 수 있을 것이다. 다음은 직원들을 교육할 때 염두에 두어야 할 사항들을 정리해 보았다.
새 시스템에서 직접 교육하자
새로운 POS 시스템에 대한 교육을 진행할 때 가장 중요한 것은 직 접 기기를 다루면서 교육하는 것이다. 비록 많은 업체들이 그들 의 제품을 사용하기 위한 안내서와 비디오 동영상 등을 제공 하지만 직접 만져보고 해보는 것만큼 좋은 교육이 없다. 예를 들어 신용카드 결제를 하는 것도 모든 순서를 글로 읽으면서 머리로 암기할 수 있지만 직접 해보면서 익숙해져야 현장에서 효율적으로 일을 할 수 있다. POS 시스템을 실제로 사용할 위치에 설치하고 교육을 한다면 더 좋다. 그 외 프린터나 바코드 스캐너 등을 연 결하는 것부터 직원들에게 교육하자. 만일 모바일 단말기를 사용하게 된 다면 실제로 고객들과 상담을 하며 판매를 하는 것처럼 하는 것이 좋다.
과거 데이터는 잘 보관하도록 하자
만일 이전에 사용하던 POS 시스템이 아날로그 방식의 캐셔라면 크게 걱 정할 것 없이 매일 정산하는 판매 기록을 보관하는 것으로 충분할 수 있 다. 하지만 만일 디지털 POS를 업그레이드 하는 경우라면 그전에 사용 하던 데이터를 잘 보관할 필요가 있으며, 직원들이 열람할 수 있는 방법 을 생각해봐야 한다. 대부분 POS 기기들은 CSV 파일 형식으로 판매데 이터 뿐만 아니라 고객 데이터, 직원 데이터 등을 다운로드 할 수 있다. 만일 가능하다면 새로운 POS 시스템에 과거 데이터를 업로드해서 연동 시키는 것도 좋다.
실전처럼 트레이닝을 해보자
교육을 할 때 가상 시나리오를 다양하게 만들어서 교육을 해보도록 하자. 예를 들어 크레딧 카드가 잘 안되는 경우, 컴플레인이 있어서 급하게 제 품을 바꿔야 하는 경우, 리턴을 요청하는 경우 등 돌발상황에 대처하는 법 을 배우는 것이 중요하다. 레스토랑을 새로 열 때 지인들과 식구를 초청 해서 먼저 가오픈을 하는 경우가 많이 있다. 이럴 때 점주는 지인들에게 특별히 어려운 주문을 해달라는 경우도 종종 있는데, 이는 ‘스트레스 테스트’의 일종이 라고 할 수 있다.
그뿐만 아니라 소프트웨 어를 새로 런칭할때도 베타 테스트나 소프트 런칭을 통해 대중에게 선보이기 전 먼저 프로그램이 잘 구동되는지, 서비스를 할 때 어떤 점을 유의해야 할지 사전에 찾을 수 있다. 이와 같이 새로 POS 시스템을 설치한 후 실제로 고객이 온 것처 럼 트레이닝을 해보는게 중요하다. 어떤 POS는 이를 위해 ‘트레이닝 모 드’, 즉 가상으로 돌릴 수 있는 프로그램을 제공하기도 한다. 한가지 또 고려할 사항은 언제 POS 시스템을 설치하는가다. 만일 바쁜 주말장사를 앞두고 갑자기 시스템을 바꾸면 많은 어려움이 따를 수 있다. 차라리 바 쁘지 않은 시간을 미리 정해 그때 POS를 설치하고 교육을 하도록 하자.
누구든지 시간이 필요하다
어느 곳에든지 새로운 체계가 도입되면 익숙해질 시간이 필요하다. 처음 POS 시스템을 도입하고 나서 당분간은 업무에 조금씩 차질이 생길 각 오를 하고 긴장을 늦추지 말아야 실제로 무슨 일이 생겨도 빠르게 대응 할 수 있다. 하지만 직원들에게 충분히 익숙해질 수 있는 시간을 준다면 그만큼 실수나 오류가 발생할 확률도 줄어든다. 또한, 연습할 기회가 많 으면 많을수록 실상황에서 벌어질 수 있는 다양한 문제들에 대해 빨리 대응할 수 있을 것이다. 교육을 앞두고 있다면, 사람마다 새로운 기술을 습득하는 방법과 소요시간이 다르다는 점을 명심하도록 하자. 만일 스 토어에 상대적으로 디지털 기술에 대해 잘 모르거나 익숙하지 않은 직 원들이 많다면 더 오랜 시간을 투자할 생각을 해야 한다. 장기적으로 봤 을 때 POS 시스템 교육에 투자하는 시간이 길수록 더 효율적인 오퍼레 이션이 가능하다.
직원들에게 피드백을 받도록 하자
교육을 진행할 때 일방적으로 지식을 전달하기보다는 도중에 직원들의 피드백을 받으면서 하는 것이 더 효과적이다. 더 나아가 교육을 하면서 직원들에게 구체적인 질문을 하면서 전체적인 활용 프로세스에서 어떤 부분이 복잡한지, 어떤 부분에서 오류가 발생할 가능성이 큰지 체크하도 록 하자. 피드백을 하면서 직원들은 그들 나름대로 문제점을 개선할 방 향에 대해 생각할 수 있으며 이 부분에 대해서 업체에 피드백을 주고 개 선해 달라고 요청할 수도 있다. 처음에는 쉬운 질문으로 시작해서 점점 난이도가 높고 구체적인 질문을 해보면 직원들이 POS 사용에 대해 얼마 나 숙지했는지 확인할 수 있다. 좀 더 깊이가 있는 피드백을 원한다면 “ 예/아니오”로 대답할 수 있는 질문보다는 “이 부분의 어떤 점이 어려운가 요?” 등 설명을 해야 하는 질문을 던져보도록 하자.
